Jak zvolit správnou strategii nákupu… a ukázat, že svoji práci rozumíte

Máte představu, jak v horizontu tří let budete nakupovat? Jakou konkrétní strategii nákupu pro různé skupiny výrobků nebo služeb zvolíte? Zahrnuje tato představa rozdílný přístup k nakupovaným položkám či službám? Ten je totiž nezbytným předpokladem účinné nákupní strategie a úspěchu firmy jako takové.

Jakou techniku k rozpoznání nových příležitostí i potencionálních hrozeb použijete?

Každý dobrý nákupčí by měl znát a v praxi umět aplikovat různé nákupní strategie, které odpovídají specifickým podmínkám společnosti.

Příběhy o tom, že výběrové řízení nebo vyjednávání s dodavatelem dopadlo špatně, jsem slyšel vyprávět od celé řady nákupčích. Ale jen někteří dokážou určit hlavní příčiny neúspěchu, poučit se a v budoucnu neopakovat stejné chyby.

Vymýšlet strategie je proces plný rizik, problémů a utajených míst. Nutí lidi a firmy rozhodovat o své budoucnosti a to není vůbec jednoduché.

Správnou nákupní strategii můžete určit také intuitivně. Ale pokud se tak stane, jakou máte jistotu, že jste se rozhodli správně. O co konkrétně se bude vaše rozhodování opírat? Jak můžete garantovat, že ve své nákupní strategii opravdu zohledníte všechny změny a nové příležitosti?

Systematický přístup ke shromažďování a analyzování dat, k předvídání tržních příležitostí či hrozeb, jako nezbytný základ pro rozhodování strategického charakteru, nikdy nemůže být na škodu a já jsem jeho zastáncem.

Účinná strategie nákupu materiálu/položek či služeb by měla vyjadřovat základní představu o tom, jakým způsobem bude dosaženo stanovených cílů.

Obvyklé cíle nákupu bývají zpravidla tyto – těchto pět pravidel: materiály a služby nakupovat ve správné kvalitě, kvantitě a čase, od správného a bezpečného dodavatele, za správnou cenu.

A jaké obecně známé strategie k jejich naplnění můžete použít? Je jich několik a každý manažer nákupu musí vybrat tu, která nejlépe vyhovuje adekvátním podmínkám dané společnosti. Protože není možné říci, že to, co se osvědčilo v jedné firmě, bude stejně dobře fungovat v jiné.

  • Single sourcing – orientace na jednoho dodavatele.
  • Double sourcing – zajištění dodávek jedné kategorie od dvou dodavatelů.
  • Multiple sourcing – nákup jedné kategorie je rozdělen mezi více dodavatelů.
  • Modular sourcing – dodávání komplexnějších výrobkových sestav.
  • Global sourcing – zajištění nákupu zboží a služeb na globálním trhu napříč hranicemi.
  • Total cost of ownership – výběr dodavatele je uskutečněn na základě porovnání přímých i nepřímých nákladů, nákladů na provoz, údržbu a likvidaci.
  • V neposlední řadě jsou to pak čtyři základní strategie nákupu (realizace výběrových řízení, standardizace nákupu a zavedení eProcurementu, vytváření partnerství, zabezpečení dodávek) na které se podíváme podrobněji.

Čtyři základní strategie nákupu a vztahů s dodavateli

V úvahách o volbě správné strategie nákupu vám pomůže model nákupního portfolia, jehož autorem je Peter Kraljič.

Kraljič rozděluje nakupované materiály či služby podle dvou proměnných faktorů:

  • profit impact (vliv nakupovaných položek na ziskovost se posuzuje z pohledu celkového nakoupeného objemu nebo vlivu na kvalitu výrobků)
  • a supply risk (riziko dodání je posuzováno s ohledem na dostupnost, na počet dodavatelů, intenzitu konkurenčního prostředí, možnost uskladnění či možnost volby substitučního výrobku).

Oba tyto faktory pak mají malý nebo významný vliv, respektive riziko dostupnosti je nízké nebo vysoké.

Výsledkem je matice 2 × 2 sloupce a řady rozdělující nakupované portfolio do čtyř oblastí (obrázek č. 1):

  • Leverage – vlivné či klíčové
  • Strategic – strategické
  • Noncritical – bezproblémové
  • Bottlenek items – úzkoprofilové položky

Přičemž každá oblast vyžaduje jiný přístup – jinou nákupní strategii a chování.

Na základě tohoto přístupu pak rozeznáváme čtyři základní nákupní strategie:

  • realizace výběrových řízení
  • standardizace nákupu a zavedení eProcurementu
  • vytváření partnerství
  • zabezpečení dodávek

Obrázek č. 1 Analýza nákupního portfolia

Všeobecné podmínky rozřazení nakupovaného portfolia a způsob možného chování

Pro určení správné strategie je nutné provést rozdělení nakupovaného portfolia. Všeobecné podmínky pro rozřazení a následný způsob chování jsou následující. Strategické položky (Strategic items) – mají významný dopad na zisk, vysoké riziko nedodání:

  • vyžadují největší pozornost
  • je nutné rozvíjet dlouhodobé vztahy
  • pravidelně analyzovat možné riziko nedodání
  • připravit plán pro případ nenadálé události
  • zvážit možnost vlastní výroby

Úzkoprofilové položky (Bottleneck items) – mají malý vliv na zisk, vysoké riziko nedodání:

  • malá možnost výběru dodavatele
  • dodavatelé často dominují trhu
  • hledat způsoby, jak kontrolovat dodavatele

Vlivné / klíčové položky (Leverage items) – mají významný dopad na zisk, nízké riziko nedodání:

  • zvážit možnost využití veškeré nákupní síly
  • zvážit možnost substitučních položek či dodavatelů
  • objednávat raději vyšší objem

Bezproblémové položky (Non-critical items) – mají malý dopad na zisk, nízké riziko nedodání:

  • standardizovat položky
  • optimalizace výše objednávek
  • optimalizace výše zásob
  • zavést e-Procurement (maximálně zjednodušit a automatizovat nákup)

Základní typy dodavatelsko-odběratelských vztahů a jejich vzájemná závislost

Jak nakupované položky, tak i dodavatele je nutné rozdělit do různých segmentů. Ty jsou znázorněny na obrázku č. 2 nazvaném Analýza dodavatelského portfolia. Čtyři kategorie dodavatelů představují základní typy dodavatelsko-odběratelských vztahů a jejich vzájemnou závislost:

  • vysoká vzájemná závislost (strategičtí dodavatelé)
  • nízká vzájemná závislost (dodavatelé bezproblémových položek)
  • vysoká závislost dodavatele, nízká závislost kupujícího – kupující dominuje (dodavatelé vlivných/klíčových položek)
  • nízká závislost dodavatele, vysoká závislost kupujícího – dominance dodavatele (dodavatelé úzkoprofilových položek)

Míra závislosti dodavatele a kupujícího předurčuje i jejich vyjednávací sílu.

Analýza dodavatelského portfolia

Obrázek č. 2 Analýza dodavatelského portfolia

UMĚNÍ SMYSLUPLNĚ A EFEKTIVNĚ NAKUPOVAT JE KOMPLEXNÍ A STRATEGICKÁ ČINNOST, KTEROU STOJÍ ZA TO SI OSVOJIT. ⬇⬇⬇

Příklad aplikace v praxi

Z výše uvedeného textu vyplývá, že položky a dodavatele je nutné dělit do různých segmentů a že nákupní oddělení by mělo stanovit různé nákupní strategie, strategie vyjednávání s dodavateli. Příslušná strategie by měla vycházet a respektovat to, jakou vyjednávací silou oddělení nákupu disponuje (viz níže uvedený obrázek č. 3).

Síla společnosti versus síla dodavatelského trhu

Obrázek č. 3 Síla společnosti versus síla dodavatelského trhu

U dodavatelů bezproblémových položek by mělo být vaším cílem maximálně zefektivnit proces nákupu a proces objednávání, dále pak hledat způsoby, jak využít vaši vyjednávací sílu.

Maximální využití vyjednávací síly pro vyjednání lepších podmínek rovněž platí u dodavatelů klíčových položek.

K zefektivnění nákupního procesu a zvýšení vyjednávací síly vám pomůže jeho elektronizace. Sem například patří zavedení používání elektronických poptávek a aukcí.

Nákupní ePoptávky a především eAukce bych použil na výběr dodavatele bezproblémových a rovněž vlivných/klíčových položek. eAukce je mocným a účinným nástrojem vyjednávání a pomůže vám zvýšit vaši vyjednávací sílu. To se obzvláště projeví v dostatečně intenzivním konkurenčním prostředí.

Ke strategickým dodavatelům je nutné přistupovat jinak. Zde najde své uplatnění vytváření dlouhodobého vyváženého partnerského vztahu. Abyste vyvážili vzájemnou vyjednávací sílu, tak určitě nic nezkazíte, pokud budete hledat způsoby jak zvýšit tu vaši.

Je otázkou, zda k tomu použít strategii orientace na jednoho dodavatele nebo naopak diverzifikovat možné riziko a soustředit se na dva dodavatele. Obě strategie mají své výhody i nevýhody.

Rovněž k dodavatelům úzkoprofilových položek je nutné zvolit odlišný přístup. V tomto případě by se vám do e-aukce či do obálkového výběrového řízení s největší pravděpodobností nikdo nepřihlásil. Dá se předpokládat, že dodavatelé v této kategorii nemají nouzi o zákazníky, a proto nemají zájem soutěžit či ztrácet čas vytvářením papírových nabídek.

Pokud takové položky chcete, budete se muset smířit s nemilou realitou – vyšší vyjednávací silou dodavatele. To může vést k tomu, že budete nuceni nakoupit za vyšší cenu, než jste původně zamýšleli, či nakoupit zboží na sklad, a to i od více dodavatelů. Primárním cílem je zajištění dodávek požadovaného množství.

Ukázka aplikace analýzy v praxi

Osobně na analýzu nákupního portfolia používám funkční model ve formátu MS Excel. Posuzuji vliv na ziskovost plus dodavatelské riziko. K hodnocení sledovaných faktorů používám čtyřstupňovou stupnici a v případě dodavatelského rizika ještě čtyři doplňující otázky.

Přihlaste se na kurz Microsoft Excel pro nákupčí a tento model získáte jako bonus.

Obrázek č. 4 Příklad analýzy v Excelu

Obrázek č. 5 Příklad grafické znázornění analýzy

Závěr

Správná strategie nákupu určité skupiny položek či služeb by měla vyjadřovat základní představu o tom, jakým způsobem bude stanovených cílů dosaženo. Dále by měla zahrnovat rozdílný přístup k nakupovaným položkám či službám a to s ohledem na důležitost či význam pro společnost.

Není možné vyloučit, že intuitivně lze zvolit správnou cestu k dosažení cílů.

V dlouhodobém časovém horizontu to však nelze považovat za nejlepší možné řešení a já osobně upřednostňuji strategické rozhodování, které je založeno na systematickém přístupu ke sbírání a analyzování dat či informací jak z interního prostředí firmy, tak analýze externího prostředí – především konkurence a nákupního trhu.

Líbil se vám tento článek? Klikněte na tlačítko To se mi líbí a Share. Uděláte mi tím radost.

Jarda Cirkovský

PŘEČTĚTE SI TAKÉ