JAK FUNGUJE ELEKTRONICKÁ AUKCE

Elektronická reverzní aukce, neboli online výběrové řízení, má zpravidla 6 základních fází. Podívejte se podrobněji na každou z nich.

FÁZE 1: PŘÍPRAVA NA ELEKTRONICKOU AUKCI

Přípravu na e-aukci nesmíte podcenit, protože má přímý vliv na výsledek e-aukce. V této fázi nejvíce využijete odborníky se zkušenostmi nejenom nastavení aukčního softwaru, ale především v oblasti nákupu (sjednat si schůzku).

Vyhlašovatel e-aukce (ten, kdo nakupuje zboží či službu) formuluje zadání a specifikuje:

  • jednotlivé produkty a jejich množství,
  • kvalitu a podmínky dodání,
  • způsob kontroly,
  • platební podmínky,
  • případně požadované certifikáty kvality

Velmi důležité je stanovení časového harmonogramu e-aukce, způsobu vyhodnocování nabídek a výběr potencionálních dodavatelů.

FÁZE 2: POZVĚTE DO E-AUKCE POTENCIÁLNÍ DODAVATELE

O svém záměru informujte potencionální dodavatele a formou pozvánky je vyzvete k účasti na e-aukci. Pozvánku posíláte e-mailem, který musí obsahovat veškeré potřebné informace. Rovněž doporučujeme, obzvláště v začátcích, projednat svůj záměr s dodavateli osobně či minimálně telefonicky.

Výsledek každého výběrového řízení, e-aukce nevyjímaje, ovlivňuje více faktorů. Jeden z nich je zájem oslovených firem se jej účastnit a soutěžit (jak zvýšit zájem o e-aukci?) . Proto tento krok nepodceňte.

FÁZE 3: DODAVATELÉ PŘEDKLÁDAJÍ NABÍDKY

Oslovený dodavatel potvrzuje akceptaci podmínek v e-aukčním softwaru a ten mu zašle jeho přístupové heslo. To mu umožní otevření virtuální e-aukční síně, do které vloží svou nabídku. V tento moment na monitoru vidí pouze poptávku vyhlašovatele e-aukce a svou vloženou nabídku.

FÁZE 4: ZKONTROLUJTE NABÍDKY A KVALIFIKAČNÍ PŘEDPOKLADY

Nezbytným předpokladem úspěšného průběhu e-aukce je kontrola shody zadané poptávky s jednotlivými nabídkami včetně splnění kvalifikačních předpokladů. Po důkladné kontrole můžete potvrdit zahájení ostrého kola.

Poraďte se o způsobu kontroly s odborníkem (sjednat schůzku).

FÁZE 5: SOUTĚŽ STARTUJE

V předem ohlášeném dni a hodině se zúčastněným dodavatelům zaktivuje e-aukční systém, ve kterém vidí své nabídky a nejlepší nabízenou cenu některého z účastníků. Případně vidí, kdy je jejich nabídka nejlepší ze současně předložených.

V průběhu e-aukce mají účastníci možnost změny své nabídky. Soutěž nyní skutečně začala.

FÁZE 6: VYHODNOŤTE SOUTĚŽ, VYHLASTE VÍTĚZE A VYTISKNĚTE PROTOKOLY

Bezprostředně po ukončení e-aukce si její účastníci mohou vytisknout protokoly, které zaznamenávají jejich změny nabídky a komunikaci s vyhlašovatelem, který má samozřejmě k dispozici souhrnné protokoly zaznamenávající jednotlivé změny/průběh.

Poděkujete dodavatelům za účast a oznámíte, kolik času potřebujete na finální zhodnocení nabídek a vyhlášení výsledků.

DALŠÍ INFORMACE O PRŮBĚHU E-AUKCE

V JAKÉM ČASE SE NABÍDKY PODÁVAJÍ

Nejčastěji se e-aukce nastavuje na dobu trvání 20 – 30 minut s tím, že pokud některý z účastníků vylepší svou nabídku v průběhu posledních dvou minut, tak se její délka automaticky prodlužuje o dvě minuty. Účelem je poskytnou ostatním účastníkům prostor na jejich reakci. Na následujícím obrázku je znázorněn časový harmonogram e-aukce/on-line výběrového řízení.

KDO VŠECHNO MŮŽE E-AUKCE VYUŽÍT

E-aukční software pro realizaci on-line výběrových řízení má poměrně široké spektrum využití.

  • Velmi úspěšně jej mohou využívat jak různé státní instituce či organizace řízené/spravované státem, tak i soukromé společnosti.
  • Největší míru uplatnění nalézá tam, kde nákup zboží či služeb není hlavním předmětem činnosti příslušné organizace, ale slouží k zajištění jejich interních potřeb (např. jako vstupy pro výrobu nebo k zajištění chodu firmy – nákup výrobního a režijního materiálu, vozové parku a leasingu, přepravy zboží či nákupu elektrické energie).

NA ČEM ZÁLEŽÍ ÚSPĚCH E-AUKCE

Pamatujte na následující faktory a zajistěte úspěch své e-aukce:

  • Dostatečný objem či atraktivita poptávky,
  • Reálnost dodavatelských podmínek,
  • Kvalitě zpracování zadávací dokumentace,
  • Dostatečný počet dodavatelů,
  • Existence konkurenčního prostředí v poptávané komoditě,
  • Dlouhodobost kontraktu,
  • Důvěryhodnost zadavatele (finanční, existenční, či obchodní).

Stáhněte si e-book ZDARMA:

NEJLEPŠÍ VYJEDNÁVAČ JE VÁŠ POČÍTAČ

  • Elektronická kniha ke stažení ZDARMA
  • Podrobný návod, jak realizovat úspěšné výběrové řízení