5 nejčastějších chyb výběrových řízení

Mějte vždy na paměti, že předpokladem úspěchu každého výběrového řízení (VŘ) je dostatečná příprava a správně napsaná zadávací dokumentace.

Také jste se někdy zabývali otázkou: „Jak správně vybrat a definovat nakupované položky?“. Pokud ano, víte, že to mnohdy vůbec není jednoduché.

V rámci své praxe se setkávám s tím, že administrátoři se v přípravě dopouštějí těchto chyb:

• Velké množství položek ve výběrovém řízení/e-aukci.
• Některé položky jsou nakupovány v bezvýznamném množství.
• Obdobné položky se nachází na několika místech.
• Nedostatečná specifikace položek.
• Malý objem nákupu.

Jaké problémy vám tyto chyby mohou způsobit?

Dopustíte-li se prvních třech chyb, je velmi pravděpodobné, že seznam položek bude zbytečně dlouhý a nepřehledný.

Nepřehlednost se projeví především tehdy, když pro hodnocení nabídek použijete elektronickou aukci. U velkého množství položek hrozí, že soutěžní kolo eAukce se může zbytečně prodlužovat a trvat i několik hodin. Pokud je něco příliš dlouhé, lidé ztrácejí pozornost. Samozřejmě je otázkou, co je velké množství položek, ale řekněme, že například 250 či 300 a více.

Přehledu nepřidá ani nutnost posouvat obrazovku stále dolů či nahoru. (Zde bych chtěl zdůraznit, že eAukce je pouze nástroj pro vyjednávání a nemůže za jeho nesprávné využívání.) Nepřehlednost se samozřejmě projeví i v případě hodnocení nabídek za použití Excelu.

V případě nedostatečné specifikace pak hrozí nepříjemná skutečnost, že vám bude dodáno jiné zboží než to, co jste si původně přáli.

Důsledkem malého objemu nákupu je nezájem dodavatelů se takové soutěže účastnit. To se pravděpodobně negativně projeví na výši cen.

Typy na to, jak je možné se těchto chyb vyvarovat

• Do výběrového řízení / eAukce vyberte položky na základě ABC analýzy či Paretova pravidla, tj. jen ty klíčové.
• Na ostatní sortiment požadujte slevu v procentech.
• Seskupte „příbuzné“ položky do skupin, zvýšíte tím přehlednost pro vás i dodavatele.
• Dostatečně specifikujte nakupované položky. Pokud to neumíte, tak se nebojte požádat dodavatele, aby vám se specifikací pomohli.
• Maximálně sdružujte nakupované zboží či služby – nenakupujte jen pro jednotlivá oddělení, ale pro celou firmu či úřad, nenakupujte jen pro uspokojení momentální potřeby, ale naplánujte si VŘ a soutěžte například celý roční objem.

Podrobněji se této problematice věnuji ve své elektronické knize / eBooku nazvaném Nejlepší vyjednávač je váš počítač, který si stáhněte zdarma.

—

Líbil se vám tento článek? Zmáčkněte tlačítko „To se mi líbí“ či „Share“. Uděláte mi tím radost. Také by vás mohl zajímat článek Paretovo pravidlo a ABC analýza.

Jarda Cirkovský

Přihlaste se na seminář, získáte praktické tipy, rady a návody na zvýšení úrovně nákupu

Pro více informací klikněte na název:

• Strategické řízení nákupu a strategie nákupu
• Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová řízení v nákupu
• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli – Vyjednávání s dodavateli I
• Praktický trénink vyjednávání pro nákupčí
• Strategie vytváření úspor krok za krokem
• Microsoft Excel pro nákupčí
• 15 příkladů nejlepší nákupní praxe