Výdajová analýza – správné informace nad zlato

Ne nadarmo se říká, že informace mají cenu zlata. V nákupní branži jsou zdrojem životně důležitých informací o dodavatelích, dodávaných položkách nebo objemu obchodů různé nákupní reporty, přehledy, sestavy, statistiky a výdajové analýzy.

Nezáleží na tom, co nakupujete a v jaké oblasti pracujete. S informacemi pracovat musíte.

Potřebujete je, když chcete smysluplně řídit dodavatele, když potřebujete efektivně spravovat nakupovaný sortiment, když vytváříte plány nákupu nebo když například hodláte vypracovat strategii nákupu.

S informacemi také pracujete, když připravujete rozpočet a plány oddělení (firmy), když řídíte zásoby nebo přemýšlíte o tom, jak dále pracovat s nějakými produkty.

Samozřejmě, záleží na množství nakupovaného sortimentu, ale pokud nebudete mít správné informace ve správný čas, vaše podnikání bude jen velmi těžko úspěšné.

Co je to výdajová analýza a proč ji dělat

Výdajová analýza je vstupní branou do strategického sourcingu. Je to více než reporting. Je to proces, který shromažďuje, čistí a vyhodnocuje historická nákupní data firmy a poskytuje odpovědi na otázky:

• Co skutečně nakupujeme?
• Od koho nakupujeme?
• V jakých objemech nakupujeme?

Je několik důvodů, pro které jsou výdajové analýzy prováděny. Ty se dají shrnout do následujících bodů:

• řízení dodavatelů
• řízení nakupovaného sortimentu
• předvídání budoucích nákupů
• hledání prostoru pro úspory nebo zvýšení efektivity
• transparentnost nákupu – kontrola výdajů
• a v neposlední řadě kontrola ziskovosti

Výdajová analýza nám pomáhá kontrolovat výdaje, poznat a posoudit důležitost nakupovaného sortimentu pro společnost, lépe porozumět nákupní síle a využít ji ke snížení nákladů, zaměřit pozornost na strategické dodavatele a zlepšit s nimi vztahy.

Realizace výdajové analýzy

Jaká nákupní data budete zpracovávat a za jaké časové období – to je první rozhodnutí, které při realizaci výdajové analýzy musíte udělat. Vaše data se možná budou nacházet v různých systémech a mít různou strukturu. To, jak s nimi pracovat, se dozvíte později.

Úspěšná realizace každé výdajové analýzy se odvíjí od kvality zpracovávaných dat. Proto se v následující části podíváme na to, jak zpracovávat nepříliš kvalitní data a jak nastavit pravidla pro zajištění kvality dat.

Realizace výdajové analýzy se provádí ve třech základních oblastech. Sledují a vyhodnocují se data za kategorii, tj. co je nakupováno, za dodavatele, tj. od koho je nakupováno, a v čase, tzn. za jaké období. Některé odborné zdroje uvádějí na nákladové středisko, tj. pro koho je nakupováno, a používají pro vizualizaci tzv. spending cube.

Struktura „výdajové kostky“ v ploché podobě má následující formu.

Obrázek č. 1 Tři oblasti výdajové analýzy

Domnívám se, že neexistuje jen jeden způsob, jak data zpracovávat, vyhodnocovat a prezentovat. Pokud například pro vás celková částka za firmu nemá tu správnou vypovídací hodnotu a bude vám dávat smysl monitorovat dílčí výdaje za jednotlivá nákladová centra (SBU, divize, oddělení, projekty), tak je sledujte.

Osobně jsem například používal tabulku, ve které jsem sledoval celkové výdaje za kategorie, dílčí výdaje za jednotlivé kategorie, byl zde hrubý a detailní popis kategorie, výdaje v dané kategorii za SBU, celkové výdaje za období a počet dodavatelů v každé kategorii. Jelikož tabulka nebyla jen pro mě a nákup realizovalo 35 lidí, obsahovala dále i jejich jména a umístění v organizační struktuře.

Obrázek č. 2 Příklad rozdělování (segmentace) nakupovaného zboží do skupin

VĚNUJTE MI SEDM A PŮL HODINY A JÁ VÁM UŠETŘÍM KLIDNĚ I ROK SAMOSTUDIA.

• Excelentní nákupčí
• Microsoft Excel pro nákupčí
• Strategické řízení nákupu a strategie nákupu
• Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová řízení v nákupu
• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli – Vyjednávání s dodavateli
• Praktický trénink vyjednávání (nejen) pro nákupčí
• Strategie vytváření úspor krok za krokem
• Individuální školení na míru dle vašich potřeb

Zpracování nekvalitních dat

Protože cílem výdajové analýzy je agregovat a organizovat výdaje tak, aby bylo možné data členit podle kategorií, dodavatelů, v čase nebo případně podle nákladových středisek, jsou nezbytným předpokladem realizace kvalitní data.

V praxi se však běžně stává, že v informačním sytému jsou duplicitní záznamy nebo potřebujete zpracovat data z různých systémů. V takovém případě nezbyde nic jiného než data vyčistit.

Pokud se dostanete do situace, kdy potřebujete odstranit duplicitní záznamy nebo zpracovat záznamy z různých systémů tak, aby výdaje nebyly během analýzy několikrát započítány a mohli jste věřit přesnosti dat, nabízí se zde možnost využít služeb společností, které takové služby poskytují, a to i bez nutnosti velké investice do IT.

Velmi zajímavým nástrojem sběru, zpracování (třídění) a prezentace dat koncovým uživatelům je například Reporting.cz. Specializované zahraniční nástroje najdete například zde.

Jak nastavit pravidla pro zajištění kvality dat

Základními komponenty výdajové analýzy jsou jména dodavatelů, nakupované kategorie a položky. Pojďme se podívat, jak nastavit pravidla tak, abyste měli jistotu, že výdaje nejsou během analýzy několikrát započítány, a mohli jste věřit přesnosti vašich dat.

Kvalitní evidence dodavatelů

Poměrně často se stává, že firmy mají duplicity v evidenci dodavatelů a jeden dodavatel se v systému (systémech) vyskytuje pod různými jmény jako například BENEFICO s.r.o., BENEFICO sro nebo Benefico spol. s r.o.

Abyste zabránili takovým duplicitním záznamům, existuje na to velmi jednoduchý recept. Evidujte si vaše dodavatele pod IČem a správnost údajů kontrolujte v aplikaci ARES. Případně používejte DUNS číselník.

Kvalitní kategorizace

Velmi důležitou roli nejen při realizaci analýz sehrává smysluplné rozdělení nakupovaného sortimentu do skupin a přesná specifikace.

Klasifikace neboli rozdělení do skupin je velmi důležitá, protože za řízení konkrétních skupin jsou zpravidla zodpovědní konkrétní nákupčí. Ti by měli pro danou skupinu vypracovávat odpovídající strategii nákupu a efektivně ji řídit.

Při rozdělování nakupovaných skupin zboží mezi jednotlivé pracovníky nákupu je nutné hledat rovnováhu mezi: počtem dodavatelů, materiálu, smluv, transakcí, interních zákazníků a charakterem spotřeby. Finanční objem nákupu dané skupiny nesmí hrát nejdůležitější roli.

V praxi jsem se setkal s různou interní klasifikací, stejně tak s externí. Příkladem kvalitního externího systému kategorizace je United Nations Standard Products and Services Code (UNSPSC). Jedná se o čtyřúrovňové schéma, kde každá úroveň obsahuje dvě čísla a popis.

Také se můžete inspirovat systémem klasifikace a popisu produktu eClass nebo eOTD (ECCMA Open Technical Dictionary).

Obrázek č. 3 Příklad kategorizace dle UNSPSC

Kvalita zpracování vstupních dat

Posledním prvkem výdajové analýzy jsou nakupované položky.

Bohužel, obdobně jako u dodavatelů, i při zakládání skladových karet jednotlivých položek vzniká mnoho duplicit. Další chybou je příliš vágní popis, takže není zcela jasné, o jaký výrobek se vlastně jedná.

V praxi se mi osvědčil obdobný systém kategorizace a číslování, který zachycuje obrázek číslo 3 a maximálně výstižný popis položky přebíraný zpravidla od výrobce (dodavatele), plus určení, zdali na prvním místě bude podstatné nebo přídavné jméno.

Manuál systému kategorizace (číslování) by si měla zhotovit každá firma a měl by s ním pracovat každý, kdo zakládá karty položek.

Pro inspiraci jsem se podíval do starých kmenových dat a uvádím několik dobrých a špatných příkladů popisu položek.

Příklad výstižného popisu:

• pneumatika letní Barum Bravuris 3 HM 205/55 R16 91V
• obálka samolepící C6 s krycí páskou 1330/2106020, 1 000 ks
• zářivka tyčová Osram DULUXSTAR 20W E27

Příklad popisu, který vám toho opravdu moc neřekne:

• olej motorový
• šroub
• boty pracovní

Čtyři nezbytné podmínky nutné pro dosažení nejpřesnějších výsledků

Pokud řídíte zpracování výdajů na úrovni položek, ty jsou smysluplně rozděleny do skupin, máte zajištěnou jedinečnost evidence dodavatelů a veškeré nákupy jsou povinně realizovány přes informační systém, jste na nejlepší cestě k dosažení nejpřesnějších výsledků.

To vám umožní přesně sledovat, KDO, CO, KDY, od KOHO, v jakém MNOŽSTVÍ a za jaké CENY nakupuje.

Neumožnuje vám váš firemní software vytvářet ani jednoduché nákupní reporty?

Mnoho firemních softwarů nepodporuje nákup tak, jak by nákupčí potřebovali, proto celá řada nákupčích využívá k analýze nákupních dat MS Excel.

Naučte se analyzovat nákupní data pomocí kontingenční tabulky a vytvářet pokročilé výdajové analýzy. Přihlaste se na kurz MICROSOFT EXCEL PRO NÁKUPČÍ. >>

—

Líbil se vám tento článek? Zmáčkněte tlačítko „To se mi líbí“ či „Share“. Uděláte mi tím radost. 

Jarda Cirkovský

—

Přečtěte si také

• 10 klíčových otázek pro úspěšné plánování v nákupu – I. část
• 5 smrtelných zabijáků úspěšné prezentace
• Tajemství úspěšného oddělení nákupu