10 klíčových otázek pro úspěšné plánování v nákupu – I. část

Plánování v nákupu. Je to váš pomocník nebo nepřítel? Pomůže vám, a pokud ano tak v čem? Vaše praxe možná ukazuje, že se bez něj obejdete. Respektive musíte, protože jste zavaleni plněním každodenních operativních úkolů. Ale to je ten nejhorší možný stav!

Možná starší zkušení mazáci obchodníci, ale i nákupčí, budou nad plánováním v nákupu ohrnovat nos.

Je velmi vysilující a zabere to spoustu času, vysvětlit takovým kolegům, kteří vidí svět jen svýma očima, že i vaši dodavatelé mají, stejně jako vy, nějaké výrobní a dodací lhůty, a že proto plánování není zbytečné.

Pokud se spokojíte se zažitými postupy, hrozí vám nebezpečí, že vás někdo předběhne. Trh je totiž nemilosrdný.

Dnes již nikdo nepochybuje o tom, že zákazníci vyžadují od všech neustálý a nikdy nekončící proces zlepšování se – zlepšování výrobků nebo služeb. Konkurence je neúprosná a vznik a zánik firem je přirozenou součástí našeho života.

A právě plánování v nákupu může být nástrojem, který vám usnadní život, stane se důkazem vaší profesionality a v neposlední řadě přispěje ke zvýšení kvality vaší práce – posune vás na vyšší úroveň.

Za mnoho let, během kterých se věnuji nákupu, jsem měl možnost potkat se s řadou nákupčích, pro které je plánování běžnou a neodmyslitelnou součástí pracovní náplně. Ale také jsem mluvil s manažery nákupu a rozebírali jsme spolu, jak je v podmínkách jejich firmy plánování obtížné.

Pokud se budeme bavit o plánování v nákupu a z pohledu nákupčích (nikoliv majitele firmy či nejvyššího vedení, protože ten pohled by byl odlišný), je nutné si položit otázku: Co si pod ním představujete?

Věřím tomu, že odpovědi mohou být velmi různorodé.

Pojďme se podívat na plánování z pohledu deseti následujících otázek. V případě, že plánování chcete zavést, musíte na ně být schopni odpovědět a přínos plánování v nákupu umět prodat. A jestliže ho již máte zavedeno, tak níže uvedené otázky jistě znáte.

10 klíčových otázek pro úspěšné plánování v nákupu:

1. Proč vlastně plánovat?
2. Co se stane, když oddělení nákupu plánovat nebude?
3. Co všechno plánovat?
4. S kým připravit a s kým odsouhlasit plány?
5. Jak těžké je plán sestavit a odsouhlasit?
6. Kdy je správný čas na plánování?
7. Jak plánování ovlivňuje vztahy uvnitř firmy?
8. Jak řešit ad hoc nákupy, které přijdou mimo plán?
9. Jak řešit plánování objednávek? Má to dělat oddělení centrálního nákupu?
10. Kdo by měl nést odpovědnost za výši zásob?

Nyní si stručně rozebereme jednotlivé otázky.

1. Proč vlastně plánovat?

Začněme od začátku odpovědí pro naprosto zásadní otázku: Proč vlastně plánovat?

Osobně považuji plánování v nákupu za nutnost. Jednak je to jedna ze čtyř základních manažerských funkcí (další jsou: organizování, řízení lidí a kontrola) a jednak je plánování důležité z hlediska tvorby strategických rozhodnutí, předvídání kapacit, vyhodnocování efektivnosti činností, cash flow a hospodaření firmy.

Při plánování se hledají odpovědi na otázky:

• Jaké je optimální rozdělení práce na následující den/týden/měsíc/rok?
• Jakou kapacitu potřebuji na uspokojení potřeby interních zákazníků?
• Kolik finančních prostředků budu na zajištění kapacity potřebovat?
• Jaké finanční prostředky budu potřebovat na zajištění vlastního nákupu?
• Kolik toho objednat, kdy to objednat, v jaké kvalitě, za jakou cenu a od koho?
• Jaké množství uskladníme a na jak dlouho?
• Jaký je reálný termín dodání zákazníkovi? / Jaký termín může obchod přislíbit?
• Jak se bude vyvíjet plnění termínů vystavených objednávek?
• Co budeme dělat v případě neplnění termínů?
• Čím a jak nákup přispěje ke splnění hlavního cíle firmy a to vytvářet zisk?

2. Co se stane, když oddělení nákupu plánovat nebude?

To záleží na charakteru společnosti a jejích cílech. Dá se však předpokládat, že absence plánování se projeví na kvalitě zásobování – budou se prodlužovat termíny dodávek, zásoby mohou být zbytečně vysoké nebo naopak něco bude chybět.

To se negativně projeví na spokojenosti interního zákazníka a samozřejmě také na zisku společnosti.

Bez patřičného plánování nákup reaguje ad hoc na vzniklou situaci, je ve vleku událostí a dochází ke zbytečným stresovým situacím.

Nákup se většinou snaží rychle reagovat na požadavky interního zákazníka a plnit je v termínu „včera bylo pozdě“.

To má samozřejmě neblahý vliv na cenu, protože není dost času na realizaci výběrových řízení a nebývá výjimkou akceptace první předložené nabídky. Také je nespokojený interní zákazník, který svou nespokojeností mnohdy zakrývá vlastní neschopnost včas předat požadavek na nákup.

Chcete se dozvědět jak dělají nákup jiní?

Přihlaste se na seminář:

• Strategické řízení nákupu a strategie nákupu
• Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová řízení v nákupu
• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli – Vyjednávání s dodavateli
• Praktický trénink vyjednávání (nejen) pro nákupčí
• Strategie vytváření úspor krok za krokem
• Microsoft Excel pro nákupčí
• 15 příkladů nejlepší nákupní praxe
• Excelentní nákupčí
• Individuální školení na míru dle vašich potřeb

3. Co všechno plánovat?

I v tomto případě velmi záleží na charakteru společnosti a jejích cílech. Je důležité vědět, zda firma poroste a jak moc, nebo se naopak bude provoz omezovat a jak moc, popřípadě zda obrat zůstane zachován.

To jsou klíčové informace pro následné plánování, které mnohdy nákup nemá.

A co konkrétně můžete plánovat? To záleží na oboru vašeho podnikání.

Velkoobchodní firmy běžně plánují výši a obrátku zásob, příjezd a odjed zboží, jeho rozmístění na skladu, samozřejmě velikost obratu, obchodní přirážku a marži, zisk a finanční toky.

V maloobchodních řetězcích je plánování zaměřeno na rozmístění zboží na prodejní ploše a regálech, letákové akce, výši obratu, obchodní přirážku, marži v korunách a v procentech, roční bonusy a na jejich vylepšení, dále pak také na roční jednání s dodavateli.

Pro nevýrobní společnosti je zpravidla zásadní plán investic, budgety a termíny jejich vyčerpání. V návaznosti na to je možné připravit plán nákupu a výběrových řízení.

Výrobní společnosti zpravidla pracují s obchodním plánem, na něj navazuje výrobní a nákupní plán. Samozřejmě, že není možné zapomenout na nákup nevýrobního materiálu a služeb. Pominuli nepředvídatelné, neodkladné nákupy nízké hodnoty, tak i zde je možné vytvořit plán nákupu a výběrových řízení.

V obou výše uvedených případech, nevýrobní a výrobní společnosti, se dle mé zkušenosti nákup primárně zaměřuje na oblast řízení výdajů.

Ale plánování není jen o nákupech. Je potřeba mít na paměti, že práci v nákupu dělají lidé, kteří mají nějakou kapacitu, ostatně jako všichni.

A s tou kapacitou je potřeba pracovat tak, aby se dané množství práce zvládlo a lidé byli optimálně vytíženi. Aby nenastal stav, že jeden „nemá do čeho píchnout“ a u druhého se práce hromadí.

Toto je jedna z nejtěžších věcí, kterou má manažer nákupu na starost. Zde neexistuje nějaký univerzální recept.

Například v oddělení, které jsem měl na starost, pracoval jeden nákupčí, který se staral o nákup v hodnotě 40 milionů korun a šest dalších se pak staralo o nákup v hodnotě 100 milionů korun za rok. Velký nepoměr, že ano?

To znamená, musí se plánovat počet lidí na jednotlivých pozicích, rozdělení práce, jejich mzdové náklady, kde budou sedět, s čím budou pracovat – jejich vybavení, a v neposlední řadě vzdělávání. Což jsou všechno náklady. Plánovat můžete i kariérní postup.

V úvodu této části jsem uváděl, že je důležité vědět, zda firma poroste a jak moc, nebo se naopak bude provoz omezovat a jak moc, popřípadě zda obrat zůstane zachován.

To nejsou klíčové informace jen pro tok zboží, ale také pro plánování kapacity oddělení. Je totiž zásadní rozdíl v tom, zad se lidé přijímají nebo propouštějí. Mějte to na paměti.

4. S kým připravit a s kým odsouhlasit plány?

Za přípravu a realizaci plánů nebo rozpočtů bývá zpravidla někdo vrcholově zodpovědný, a s ním je proto nutné spolupracovat.

Dále by se na přípravě plánu nákupu měli podílet interní zákazníci, pro které nákup realizuje zpravidla nejvyšší část objemu firemního nákupu. Nákup v plánování nesmí zůstat osamocený – neměl by se stát malým opuštěným ostrůvkem v oceánu.

A ve hře by samozřejmě měli být také nákupčí, kterých se konkrétní plán týká. Protože manažeři oddělení, kteří mají vrcholovou odpovědnost za plány oddělení, nemusí mít dostatečnou detailní znalost problematiky dané komodity.

Například ve velkoobchodní firmě jsme v širším kolektivu rozhodovali, jaký prostor vyčleníme určité skupině výrobků, ale konkrétní práci se sortimentem, měl již na starost nákupčí. Když se pak stalo, že se jednou spletl o nulu, tak nám celé toto plánování naboural.

5. Jak těžké je plán sestavit a odsouhlasit?

Velmi záleží na tom, o jakém plánu hovoříme. Nejsem odborník na pokročilé všehoschopné plánovací systémy, a tak toto přenechám povolanějším.

Pomohu vám však odpovědět na otázku, kterou již někdy slyšel snad každý nákupčí, a pokud ne, tak se s ní v budoucnu jistě setká.

Jaké úspory v nákupu dosáhnete?

Jsem si jistý, že bez promyšleného postupu – nákupního plánu – na ni nebudete umět seriózně odpovědět a případnou vyřčenou částku splnit.

Přičemž vytvoření nákupního plánu není složité, ale vyžaduje jisté znalosti. Pojďme se podívat na příklad osmi-krokového nákupního plánu:

1. Výdajová analýza – pod ní si představte roční přehled nákupního obratu v jednotlivých skupinách zboží či služeb.
2. Předpokládaný nákupní obrat – předpověď výše nákupu pro nadcházející rok.
3. Analýzu trhu – každé významné skupiny zboží a služeb.
4. Nákupní politika – to znamená popis konkrétního způsobu chování v dané skupině (kupní smlouva, rámcová smlouva, pravidelné či jednorázové objednávky).
5. Požadavky na zdroje – je nutné vyčíslit nejen ty lidské, ale i ostatní nutné k zajištění chodu nákupu.
6. Použitá technika – popis toho, jakým konkrétním způsobem bude dosaženo úspor v jednotlivých skupinách, jakou strategii nákupu a vyjednávání budete aplikovat v jednotlivých skupinách.
7. Odhad úspor – předpokládaná výše úspor v jednotlivých komoditách.
8. Shrnutí – v neposlední řadě souhrn klíčových částí nákupního plánu.

Takový plán, zpracovaný za pomoci firemního informačního systému, Wordu a Excelu, má jasnou strukturu a nákup se nemusí obávat jej předložit vedení firmy k odsouhlasení.

Zřetelně z něj vyplyne PROČ, CO, KDY a JAK má nákup dělat. Ve vztahu k vedení a okolí je to jasný signál, že nákup pracuje na základě promyšlené koncepce.

Pokračování článku a odpovědi na 6. – 10. otázku najdete zde.

—

Líbil se vám tento článek? Klikněte na tlačítko To se mi líbí a Share. Uděláte mi tím radost.

Jarda Cirkovský