Neduhy firemního nákupu. Které z nich trápí i vás?

Pravidelná práce s nákupními profesionály na seminářích nebo při analýzách úrovně firemního nákupu napříč Českem a různými obory mi dává možnost sbírat cenné zkušenosti a poznatky a především srovnávat. Srovnávat, jakými nejčastějšími neduhy trpí různá oddělení nákupu.

Na odstranění těchto nedostatků by se měli kapitáni firemního nákupu zaměřit, až opadne bouře v podobě zvyšování cen a globálních poruch nabídky.

Od potřeby každodenní improvizace je nanejvýš žádoucí přesunout se do jiné role, sundat klapky z očí, rozhlédnout se, v souladu s posláním oddělení nákupu si vytvořit vizi budoucího fungování a formulovat odpovídající strategii.

Je velmi pravděpodobné, že některé z následujících 15 problémů se týkají i vašeho oddělení.

Uvedené neduhy mají různé příčiny.

Mohou pramenit z neprofesionálního přístupu majitelů i manažerů k řízení firem, ze špatného vedení manažerů oddělení, problém může být ve špatné organizaci práce a procesů, v nedostatečném plánování, v nevyhovující kontrole nebo v chybách spojených s řízením lidských zdrojů – v personální práci.

Nejčastější problémy firemního nákupu:

• Převládající operativa – převládá řešení častých změn, různých chyb a opomenutí, problémů a operativních úkolů každodenní potřeby.
• Absence strategického řízení (nejen v nákupu, ale v celé firmě) – s převládající operativou je velmi často spojená i absence strategického řízení. Přitom strategické řízení je velmi důležitou, s plánováním spojenou manažerskou činností.
• Absence vize a plánování budoucí podoby – plánování v nákupu není spojeno jen s tím, CO, KDY, od KOHO a za JAKÝCH podmínek BUDE NAKOUPENO, ale také s výhledem, jak bude oddělení nákupu fungovat např. za tři roky.

Kolik času jste ochotni investovat, aby vaše oddělení nákupu bylo na špičkové úrovni?
– ON-LINE KURZ Strategie vytváření úspor krok za krokem v praxi
– Dokonale fungující sklad
– Efektivní metody řízení stavu zásob: Jak snížit náklady a zvýšit obrátku zásob
– Strategické řízení nákupu a strategie oddělení nákupu
– Excelentní nákupčí
– Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – výběrová řízení v nákupu
– Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli: Tipy, triky a postupy, které vám přinesou výsledky
– Praktický trénink vyjednávání pro nákupčí: Jak zdokonalit vyjednávací schopnosti
– Microsoft Excel pro nákupčí
– Strategie vytváření úspor krok za krokem – nákup jako nejlevnější zdroj zisku
– Efektivní strategie nákupu: Jak v nákupu odhalit skrytý potenciál
– Individuální školení na míru dle vašich potřeb

• Nedostatky v řízení nákupu – na pomyslném vrcholu pyramidy nákupních činností stojí řízení nákupu, strategický nákup a operativní nákup. V souladu s tímto rozdělením by měly být identifikovány pracovní role a odpovídající pracovní náplně. Praxe mi ukazuje nejen neexistenci tohoto logického rozdělení a na ně navazujících pracovních náplní, ale i skutečnost, že oficiální pracovní náplně nákupních profesionálů neodpovídají reálně vykonávaným činnostem a nejsou v souladu s nákupní směrnicí.
• Neexistující nebo špatné interní směrnice – přestože podle mého výzkumu 82 % firem má směrnici (pokyn), je často neaktuální, nedopracovaná nebo špatná.
• Špatně nastavené procesy – přímým důsledkem neexistující nebo špatné směrnice jsou pak špatně nastavené procesy nákupu, nejasné pravomoci a kompetence zainteresovaných stran.
• Ve firmě panuje rivalita mezi odděleními – bohužel často slýchávám, že jednotlivá oddělení spolu spíše soupeří, než spolupracují.
• Nefunguje interní komunikace – to, že jednotlivá oddělení spolu soupeří, se následně podepisuje i na tom, že nesdílejí informace, které jednotlivé týmy pro svoji práci potřebují. Příčinou tohoto nelichotivého stavu mohou být právě špatně nastavené procesy a nejasné kompetence.
• Mezery ve vzdělání nákupního týmu – to se projevuje mimo jiné tím, že nákupčí neumí vyjednávat. Jejich představa o vyjednávání se spíše podobá přátelskému povídání si, mnohdy s akceptací podmínek navržených dodavatelem. Nebo také neumí systematicky a správně postupovat při realizaci výběrového řízení (VŘ). Např. při rozdělení nákupního oddělení na menší týmy každý z nich zpracuje jiný postup realizace VŘ.
• Duplicity – duplicity v dodavatelích a položkách patří mezi velmi častý neduh, se kterým se setkávám. Lze datům z ERP důvěřovat? Nelze.
• Špatná struktura dat – nevhodná struktura nákupních dat, reportů a nevěrohodnost informací znesnadňují tvorbu správných rozhodnutí.
• Nákup nemá odpovídající IT podporu – ERP je často vybírán nebo stavěn s ohledem na požadavky financí, obchodu, logistiky nebo výroby. Na oddělení nákupu se v tomto zapomíná. To pak znemožňuje vizibilitu nákupních dat nezbytných pro kvalifikovaná rozhodnutí.
• Nevýrobní nákup realizují lidé, kteří ho dělají jako velmi malou část svojí pracovní náplně – pokud je tomu tak, nelze očekávat, že takový nákup bude na vysoké úrovni. Zcela logicky: Pokud někdo vykonává nákupní činnost např. jako 3–5 % svojí pracovní náplně, tak jak dobrý asi bude v porovnání s nákupním profesionálem?
• Nevýrobní nákup je řízený pouze prostřednictvím rozpočtu – informace typu „vešli se do rozpočtu“ absolutně nic neříká o tom, zda byl nákup realizován za těch nejlepších možných podmínek.
• Nedostatečný počet lidí v oddělení nákupu – toto je opět častý nářek, který slýchávám. A to především když na seminářích představím, jak by měl nákup fungovat, jaké činnosti by měl vykonávat anebo jaký je jeho přínos pro společnost. Ale za to si nákup může sám. Kdo jiný by měl vysvětlovat a donekonečna zdůrazňovat důležitost firemního nákupu než jeho představitelé? Kdo jiný by měl objasňovat jeho přidanou hodnotu a význam pro společnost než jeho ambasadoři či kapitáni?

P. S.:
Vedení firmy by mělo zaměstnat a zaplatit nejlepší nákupčí, kteří jsou k dispozici, a vytvořit jim nejlepší možné pracovní podmínky. Protože pokud se to nestane, tak to firma stejně jednou zaplatí.

—

Líbil se vám tento článek? Klikněte na tlačítko To se mi líbí na LinkedInu. Uděláte mi tím radost.

Jarda Cirkovský