Případová studie: Elektronizace nákupu v praxi

Jednou z nejčastějších činností nákupčích je oslovování dodavatelů s poptávkou a zajišťování nabídek. A pokud chcete šetřit čas a peníze, zajistit automatické vyhodnocování či vést přesnou evidenci, tak se tu nabízí možnost elektronizace nákupu. Díky uvedeným výhodám nejsou pro celou řadu nákupčích již dnes pojmy jako eAukce či ePoptávka žádnou novinkou. Víte však, co to jsou Cyklické ePoptávky?

Z počátku se na mě dívala nedůvěřivě. Nakupovat maso elektronicky? Nebylo jí jasné, jak bude v softwaru specifikovat takovou věc, jako je kvalita masa či masných výrobků a jak ji posléze bude hlídat.

Řada lidí, když přijdete s myšlenkou elektronizace procesu nákupu, bude hledat důvody, proč to nejde, a tvrdit, jak je to, co dělají, specifické, a proto není možné to dělat jinak.

Ale pokrok a rozvoj technologií se nedá zastavit.

Naopak chytří a otevření lidé si položí otázky: Jak toho mohu využít? Co mi to přinese?

Do té druhé skupiny lidí patří i ředitelka střediska sociálních služeb jedné nejmenované pražské městské části.

V rámci jednoho z mnoha našich rozhovorů na téma dalšího využití eAukčního software PROebiz jsem ji navedl na myšlenku nakupovat jeho pomocí masné výrobky.

Zprvu se na mě dívala nedůvěřivě, ale přeci jenom dosavadní dobré výsledky realizovaných elektronických aukcí byly pádným argumentem k tomu, aby si nechala přesvědčit.

S paní ředitelkou jsme se domluvili, vyčlenili si jedno dopoledne a nastavili systém, kterému se říká Cyklické ePoptávky. Co to jsou Cyklické ePoptávky a jak fungují? To se dozvíte za okamžik.

Jak to fungovalo před zavedením e-Poptávek?

Před zavedením elektronických poptávek jejich nákup probíhal klasickým způsobem. Dodavatelé předkládali svoje nabídky či byli oslovováni s žádostí o jejich zaslání. Vyjednávání pak probíhalo osobně, po telefonu či e-mailem.

A jak už to v praxi bývá, tedy pokud nejste extra pořádní, tak nabídky jsou založené někde v šanonu, souboru, e-mailu a v případě telefonického rozhovoru jejich evidence chybí. Následná dohledatelnost je tedy obtížná.

Navíc je také zřejmé, že výsledná cena je ovlivněna schopností stran vyjednávat.

Přihlaste se na seminář. Získáte informace, které potřebujete, a dosáhnete výsledky, které chcete.

• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli – Vyjednávání s dodavateli
• Praktický trénink vyjednávání pro nákupčí

Princip fungování cyklických elektronických poptávek

Začněme od počátku. Základem úspěchu každého výběrového řízení je stanovení přesné a jasné specifikace předmětu nákupu, určení doplňujících kritérií a podmínek. Proto i my jsme tímto začali.

Pro vlastní nastavení poptávek jsme využili základní verzi aukčního software PROebiz, která se používá pro reverzní či prodejní aukce. Je důležité zdůraznit, že u výběrového řízení tohoto typu se standardně používají dva typy kol.

Jako první se nastavuje eAukční kolo, které je přejmenováno na Předkládání nabídek pro období od–do, a druhé pak Mezikolo opět pro období od–do.

Kolo Předkládání nabídek v našem případě trvá tři dny a dodavatelé v něm mohou předložit svou nabídku, kterou je možné měnit jen směrem dolů. Není zde nastaveno žádné prodlužování.

Je na zvážení, zdali dodavatelům zobrazovat nejlepší ceny jednotlivých položek a případně pořadí každé z nich. My jsme se pro to rozhodli.

Po uplynutí tří dnů je kolo uzavřeno a nastává Mezikolo, které trvá cca dva měsíce. V tomto období dodavatelé nemohou své nabídky nijak měnit a probíhá objednávání dle výsledků předchozího kola.

V našem případě u firem, které předložily nejlepší ceny na příslušné položky. Po určité době byla tato strategie přehodnocena a bylo rozhodnuto nakupovat u vítěze určité skupiny výrobků.

Konec Mezikola je zároveň začátkem dalšího třídenního kola na Předkládání nabídek pro nové období dnes dvouměsíční období. Tímto způsobem se jednotlivá kola cyklicky opakují.

Výběr potenciálních dodavatelů

Na začátku bylo osloveno velké množství potenciálních dodavatelů. Z nich se vyprofilovalo osm skutečných zájemců, kteří se on-line elektronického vyjednávání pravidelně účastní. S těmi byly uzavřeny rámcové smlouvy.

Jedním z bodů je i povinnost dodavatele pravidelně upravovat ceny dle jeho aktuálních možností a, pokud bude vybrán, za tyto ceny i zboží dodávat. Je tedy ve vlastním zájmu jednotlivých firem si hlídat termíny a ceny aktualizovat.

A jaké jsou výhody?

• Systém Cyklických ePoptávek třeba nastavíte jednou na celý rok. Díky tomu odpadá administrativní činnost spojená s opakovaným poptáváním dodavatelů.
• Dodavatelé sami pravidelně aktualizují svoji nabídku.
• Díky protokolům o průběhu je zajištěna dohledatelnost výsledků a tím i transparentnost nákupu.
• Software odvádí práci velmi zkušeného vyjednávače, což se samozřejmě projeví v úspoře finančních prostředků. V popisovaném případě je to několik desítek tisíc korun.
• A jak již bylo řečeno v úvodu, software jednotlivé nabídky vyhodnocuje a tak odpadá ruční práce s tím spojená.

Proč je software lepší vyjednávač než člověk?

Neostýchá se dodavateli si říct o lepší cenu, a především dokáže zapojit faktory:

• Vizualizace obchodní příležitosti. Dodavatelé na vlastní oči v daný okamžik vidí, o co se soutěží…
•  … to znamená, že vidí, co mohou získat anebo ztratit.
• Jsou nuceni rozhodovat se v přesně daném čase.
• Především u mužů pak do hry vstupuje jistá míra „hráčské vášně“.
• V neposlední řadě je to skutečnost, že účastníci vidí, že někdo dává lepší ceny než jsou ty jejich…
• … a reagují tak na skutečného konkurenta, tj. nejedná se o blafování nákupčího.

Neutrpěla kvalita?

Možná někoho napadne otázka: A co kvalita, neutrpěla tím? Z praxe víme, že NIKOLIV.

Ono je totiž jedno, jestli nabídku dostáváte na osobním jednání, telefonicky, e-mailem nebo prostřednictvím ePoptávky. Kvalitu si vždycky musíte ošetřit a především ji průběžně hlídat!

Co je možné tímto způsobem nakupovat?

Ve veřejném sektoru se cyklické poptávky zpravidla používají na nákup masných výrobků, ovoce a zeleniny, popřípadě nákup pohonných hmot.

To znamená, že jsou vhodné na nákup komodit, u kterých se ceny často mění, tj. dodavatelé nejsou schopni či ochotni je garantovat například na rok. V dané skupině/komoditě existuje dostatečný počet vzájemně si konkurujících dodavatelů a váš nákup je pro ně atraktivní.

Líbil se vám tento článek? Dejte mu svůj Like / To se mi líbí či jej sdílejte. Uděláte mi tím radost.

Text: Jarda Cirkovský

Přihlaste se na seminář. Získáte informace, které potřebujete, a dosáhnete výsledky, které chcete.

• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli – Vyjednávání s dodavateli
• Praktický trénink vyjednávání pro nákupčí