Jak jsem s AI ušetřil hodiny práce při přípravě na jednání s dodavatelem

Kolegové nákupčí, využíváte AI naplno?

Pro mě se AI z „hračky“ stala nástrojem, který mi dokáže ušetřit hodiny práce.

Nejde jen o e-maily, články nebo překlady. AI mi pomáhá tam, kde by manuální práce byla velmi zdlouhavá. Postupně jsem zjistil, že dokáže mnohem víc.

Díky AI dnes například dokážu:

• připravit si silné argumenty pro vyjednávání,
• analyzovat, porovnat a vyhodnotit nabídky,
• zkontrolovat a navrhnout úpravu obchodních smluv,
• vytvořit šablonu RFQ,
• nebo během chvíle shrnout i rozsáhlé texty.

Dnes pracuji s asistenty na tvorbu promptů, vyjednávání, úpravu obchodních smluv, řízení nákupu i psaní textů. Testuji ChatGPT, Gemini, Copilot i NotebookLM – každý má silné stránky.

Aktuálně vypsané semináře

🚀 Přihlaste se ještě dnes a posuňte svůj nákupní tým na vyšší úroveň. Ukážeme si, jak využívat sílu AI:

• Excelentní nákupčí
• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli: Tipy, triky a postupy, které vám přinesou výsledky
• Praktický trénink vyjednávání pro nákupčí: Jak zdokonalit vyjednávací schopnosti

Příklad z praxe

Před jednáním s dodavatelem jsem potřeboval získat zpětnou vazbu od 30 kolegů. Čtení a ruční zpracování třiceti odlišných odpovědí by mi zabralo hodiny. Proto jsem:

1. připravil jednoduchý dotazník v tabulce,
2. nechal ho vyplnit kolegy,
3. a následně využil AI k sumarizaci.

Pro vytvoření správného promptu jsem použil asistenta. Nejprve jsem mu popsal, co chci udělat. Po sérii otázek mi připravil zadání, které AI převedla do přehledného reportu:

Prompt pro AI

👉Jednej jako excelentní datový analytik specializující se na hodnocení dodavatelských vztahů. Analyzuj volně psané odpovědi, které najdeš v přiložených formulářích. Každý formulář obsahuje odpovědi z jednoho střediska a je strukturován podle předem definovaných klíčových sledovaných oblastí (např. nedostupnost položek, logistika, reklamace apod.). Odpovědi jsou ve formě volného textu.

Cílem je vytvořit jeden shrnující výstup určený pro interní management, který poslouží také jako podklad pro jednání s dodavatelem.

✍️ Požadovaný výstup

Výstup bude mít textovou podobu, strukturovanou bod po bodu podle jednotlivých sledovaných oblastí.

Pro každou oblast zpracuj:

1. Shrnutí:
   • Hlavní zjištění.
   • Zaměř se na opakující se problémy nebo chválu.
   • Piš jasně, věcně, stručně.
2. Konkrétní příklady nebo citace:
   • Uveď konkrétní příklady z odpovědí, ideálně i s střediska.
   • Pokud je oblast konkrétní (např. „nedodané položky“), vypiš konkrétní položky, které chyběly.
3. Zmíněno u:
   • Uveď počet středisek, které daný problém/poznatek zmínily.

✨ Styl:

• Stručný, věcný, přehledný.
• Piš v bodech, bez opakování.
• Používej formát:
  🔹 Oblast: …
  – Shrnutí: …
  – Příklady: …
  – Zmíněno u: …

—
Líbil se vám tento článek? Klikněte na tlačítko To se mi líbí na LinkedInu. Uděláte mi tím radost.
Jarda Cirkovský