Co je to strategické řízení nákupu? – III. část

V první části jsme si vysvětlovali v čem spočívá strategické řízení a také jaké jsou manažerské činnosti. Druhá část rozebírala obsah funkční strategie nákupu. Podrobněji byly vysvětleny první čtyři oblasti. V této třetí části rozebereme zbývající čtyři.

Jak jsem již uváděl ve druhé části, podíváme se na ně z pohledu otázek, PROČ a CO dělat, abyste uměli analyzovat současný stav nákupu. Získáte tím klíčové vstupní informace pro vytvoření vize – představy žádoucího budoucího cílového stavu odpovídajícího specifickým podmínkám vaší firmy.

Obrázek číslo 1 – Příklad obsahového vymezení funkční strategie nákupu

Řízení lidských zdrojů

Jedno je jisté, jakákoliv firma může úspěšně fungovat jen tehdy, podaří-li se jí shromáždit, propojit, uvést do pohybu a využívat materiální zdroje, finanční zdroje, informační zdroje nutné k fungování, a především lidské zdroje.

Ty uvádějí do pohybu pomyslné soukolí, určují směr a úroveň.

Jaké postupy a jaké otázky při analyzování současného stavu nákupu z pohledu řízení lidí je dobré zvážit?

• Jaké postupy a metody řízení a vedení lidských zdrojů firma používá?
• Jaké mají členové nákupního týmu pracovní smlouvy a pracovní náplně?
• Jaké mají vzdělání a jaké vzdělání je požadováno (je postačující)?
• Jaká je úroveň technických znalostí a úroveň znalostí souvisejících s pracovní pozicí (strategický nákupčí, operativní nákupčí, referent nákupu, skladník apod.)?
• Jaký mají potenciál dalšího rozvoje?
• Jak využívají pracovní dobu?
• Jaký je používán systém odměňování?
• Jaké mají zaměstnanecké benefity?
• Jak je přistupováno k osobnímu rozvoji?
• Existuje plánování kariéry pracovníků?
• Jak je ošetřena bezpečnost práce a ochrany zdraví?
• Jak probíhá plánování a vytváření pracovních míst?
• Jaký je uplatňován stupeň řízení?
• Jsou lidé zvyklí být řízeni nebo spíše vedeni?

Hlavním úkolem v této oblasti je zajistit, aby byli správní lidé na správných místech a aby byla zajištěna maximální efektivita vykonávané práce.

Na to přímo navazuje rovnoměrné využití všech členů nákupního týmu. Pocit z rovnoměrného vytížení lidí přispívá k formování dobrých mezilidských vztahů a vzájemné spolupráci.

Z pohledu zaměstnance je důležité zajistit vnitřní uspokojení z vykonávané práce, které přímo ovlivňuje kvalitu vykonávané práce. Personální rozvoj a pracovní postup pak ovlivňují zdravé sebevědomí.

Za účelem vytváření zdravého pracovního prostředí je nutné zajistit dodržování lidských práv.

Kontrola nákupu

Také kontrola patří mezi manažerské funkce a zabývá se měřením a koordinováním. Měl by ji tedy realizovat každý, nejenom manažeři. Účelem je získat jistotu o úspěšném realizování určité činnosti jako třeba: plán, strategie, organizační struktury, procesy, výkonnost, využívání zdrojů nebo řízení kvality.

Pokud cíle nebude dosaženo, je nutné přijmout nápravná opatření.

V nákupu se zpravidla kontrola realizuje v těchto oblastech:

• sortiment – kvalita, struktura položek, ceny, servis,
• zásoby – obrátkovost, výše,
• dodavatelsko-odběratelské vztahy – plnění smluvních podmínek,
• nákupní informační systém – realizace různých analýz.

To ale není vše. Dále můžete kontrolovat:

• počet dodavatelů,
•  počet měsíčních objednávek,
• počet položek na objednávkách či příjemkách,
• celkové náklady na příjem a skladování zboží,
• počet zásilek za hodinu pracovníka,
• průměrný čas přijmu zboží na došlou zásilku,
• stupeň využití manipulační techniky.

Ukazatelem a vyjádřením určité výkonnosti jsou Key Performance Indicators (KPIs). V nákupu rozeznáváme tři klíčové skupiny KPIs – úspory, zlepšení úrovně dodávek, zvýšení kvality.

Jaká je úroveň kontroly prostřednictvím KPIs, jak jsou nastavena a vyhodnocována, to vám pomohou určit následující otázky:

• O jaká KPIs se jedná a jaký je jejich celkový počet?
• Pomáhají zvolené metriky monitorovat a měřit výkonnost?
• Jsou jednoduše definovatelné, aplikovatelné a komunikovatelné?
• Navazují na podnikové poslání, vizi, cíle a strategii?
• Jsou dostatečně akční a SMART?
• Pokud vycházejí z dat v ERP systému, jak kvalitní jsou tato data?
• Kolik času zabere jejich vytváření a vyhodnocování?

Stručně řečeno, cílem této části je zajistit/přijmout taková opatření, aby dodavatelé plnili předem domluvené podmínky a aby zaměstnanci plnili všechny stanovené pracovní úkoly.

PŘIHLASTE SE NA SEMINÁŘ, VĚNUJTE MI OSM A PŮL HODINY A JÁ VÁM UŠETŘÍM KLIDNĚ I ROK SAMOSTUDIA.

• Strategické řízení nákupu a strategie nákupu
• Excelentní nákupčí
• Microsoft Excel pro nákupčí
• Efektivní strategie nákupu: Jak v nákupu odhalit skrytý potenciál
• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli – Vyjednávání s dodavateli
• Praktický trénink vyjednávání (nejen) pro nákupčí
• Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová řízení v nákupu
• Strategie vytváření úspor krok za krokem
• Individuální školení na míru dle vašich potřeb

Řízení kvality dodávek

Kvalita je často hlavním kritériem při volbě dodavatele a jím dodávaného sortimentu zboží či služeb. Klíčem k úspěchu je přesná a jasná specifikace/definice kvality již při výběru vhodného dodavatele.

U zvláště složitých nákupních případů by se na tvorbě specifikace měl podílet interní zákazník, respektive na procesu výběrového řízení. Proč? Protože výkonnost odběratele je často závislá na výkonnosti dodavatele, respektive protože kvalitní nakupovaný sortiment od kvalitních dodavatelů přispívá ke zvyšování konkurenceschopnosti – vytváření konkurenční výhody.

Řízení kvality je pak především snahou o neustálé zlepšování dodavatelů, procesů či snižování nákladů. Mělo by být přirozenou součástí řízení společnosti.

Činnosti nákupního oddělení pro zajištění kvality zpravidla zahrnují:

• přesná a jasná specifikace, realizace výběrových řízení a schvalování dodavatelů,
• kvalifikace dodavatelů a jejich výrobků,
• hodnocení dodavatelů a sledování jejich výkonnosti,
• dodavatelské audity, interní audity,
• přijímání nápravných opatření a kontinuální zlepšování.

Hlavním úkolem strategie řízení kvality dodávek je zabezpečit, aby nakupované díly, materiály nebo služby splňovaly kvalitativní požadavky společnosti.

Informační podpora nákupu

Žijeme v době datové. Současné informační technologie umožňují zajistit spolehlivý tok informací nebo předávat určitý informační obsah (žádost, objednávka apod.) mezi interními zákazníky, nákupem, dodavateli a zpět. Také umožňují informace vyhledávat, zpracovávat, prezentovat a archivovat.

Pro rozhodování v nákupu jsou klíčové informace obsažené v různých nákupních reportech (KDO, CO, KOLIK, za KOLIK, KDY a od KOHO nakupoval). Bez nich se nákup řídí velmi obtížně.

Pro dnešní výrobní a obchodní společnosti je již samozřejmost mít nějaký podnikový informační systém (ERP), s jehož pomocí řídí svoji činnost – své procesy a získávají strategické informace potřebné pro rozhodování.

Jednotlivé funkční oblasti zpravidla potřebují vlastní moduly a funkcionality. Pro nákup a logistiku to mohou být:

• elektronické poptávkové řízení,
• vytváření, schvalování, generování, nákupních objednávek,
• příjem, schvalování, párování a platba faktur,
• provedení příjmu pomocí čárových kódů či importem,
• rezervování zboží při příjmu k zákaznickým požadavkům,
• evidence a správa dodavatelů,
• vytváření elektronických katalogů s možností objednávání,
• tvorba statistik a reportů,
• evidence skladových zásob a sledování jejich pohybu, včetně sledování šarže, exspirace, výrobních čísel, jakosti a variant,
• zajištění toku veškerých dokladů pro logistický proces (poptávka, objednávka, příjemka, rezervace, výdejka atd.),
• správa reklamačního skladu, komisního skladu,
• cenotvorba – ceníky, rabaty, bonusy, cenové úrovně, nabídkové ceny,
• skladová inventura a závěrky jednotlivých skladů,
• sledování požadavků na dodávky z hlediska termínů,
• sledování dlouhodobých kontraktů a jednotlivých odvolávek,
• hodnocení dodavatelů, …

V rámci analýzy současného stavu informačních technologií je potřeba zjistit, zda současný ERP obsahuje modul/y potřebné pro práci nákupu a jaký je rozsah funkcí. Respektive to, zda je současná podpora nákupu dostatečná:

• Jaké role informační systém (IS) pokrývá a v jakém rozsahu?
• Zvyšuje IS efektivitu nákupního procesu a jeho transparentnost?
• Kdo všechno s IS pracuje, jak a k čemu ho využívá, jaká je úroveň jeho znalostí?
• Od koho je možné objednávat? Od všech dodavatelů v IS nebo jen od schválených?
• Umožňuje IS vytvářet různé reporty? A jaké?
• Umožňuje IS evidenci pohybu a výše zásob? Je spolehlivá?
• Umožňuje IS vyhodnocovat kvalitu dodávek a hodnotit dodavatele?
• Umožňuje IS automaticky generovat objednávky?
• Jaká je úroveň elektronizace a standardizace existujících nákupních procesů?

Na základě získaných informací je potřeba zvážit a rozhodnout, zda bude postačovat úprava stávajícího systému nebo jestli je nutné nahradit ho novým.

Ale to není vše.

S rozvojem internetu se objevil pojem e-procurement – řešení určené k elektronizaci a automatizaci nákupního procesu a komunikace s dodavateli. Patří sem elektronické katalogy, elektronická (internetová) tržiště, elektronické poptávky, a především elektronické aukce.

E-aukce je velice účinný nástroj vyjednávání s dodavateli, ale je to jen nástroj a velmi záleží na tom, jakým způsobem je používán. Pokud jste ještě žádnou e-aukci nedělali nebo vám tento pojem není dostatečně znám, podívejte se na tyto stránky.

Abyste dokázali posoudit, zda pro vás bude využívání e-aukčního softwaru přínosné, a následně rozhodnout o jeho využívání, je zapotřebí nejprve provést analýzu nákupního portfolia.

Analýza vám pomůže rozdělit nakupované portfolio do čtyř kvadrantů a podle toho zvolit odpovídající strategii nákupu. Jednou ze čtyř základních strategií je pak realizace výběrových řízení s využitím kompetitivního vyjednávání – využitím e-aukce.

Především u vlivných (pákových) položek je velmi pravděpodobné, a obzvláště pokud dlouho nikdo nedělal výběrová řízení, že je zde vysoký potenciál k dosažení úspor. V takovém případě se vyplatí vypracovat plán realizace výběrových řízení / on-line výběrových řízení.

Závěrečné shrnutí

Strategické řízení (nejen nákupu) spočívá ve vytyčování strategií a v kontrole jejich realizace za účelem dlouhodobého úspěšného rozvoje firmy. Strategické řízení určuje směr firmy, priority a chování lidí na všech úrovních.

Úspěšné strategické řízení však nezahrnuje pouze stanovení cílů zajišťujících dlouhodobý úspěšný rozvoj firmy a způsob jejich realizace, je to také komplexní manažerská disciplína zahrnující mix dovedností spočívajících v plánování, organizování, vedení lidí, kontrole, komunikaci a nakládání s disponibilními zdroji.

Tvorba efektivní strategie je založena na logicky na sebe navazujících krocích spočívajících ve vymezení poslání firmy, stanovení dlouhodobých cílů, strategické analýzy a formulací strategie či možných variant strategií – cest ke splnění cílů.

Obsahové vymezení funkční strategie nákupu pak může mít tuto podobu:

• analýza poslání, vize a nadřazených strategií – firemní (korporátní), obchodní a horizontální strategie,
• stanovení role a rozsahu odpovědností nákupu,
• plánování v nákupu,
• organizování a řízení nákupu,
• řízení lidských zdrojů,
• kontrola nákupu,
• řízení kvality dodávek,
• informační podpora nákupu.

—

Líbil se vám tento článek? Klikněte na tlačítko To se mi líbí a Share. Uděláte mi tím radost.

Jarda Cirkovský

PŘEČTĚTE SI DALŠÍ ČLÁNKY

• Co je to strategické řízení nákupu? – I. část
• Co je to strategické řízení nákupu? – II. část
• Jak zvolit správnou strategii nákupu
• Strategie win-win tak, jak ji neznáte
• Magie vyjednávání s jediným dodavatelem