Tajemství úspěšného oddělení nákupu – nákupní praxí osvědčená metoda

Odpověď na otázku „Jak vybudovat trvale úspěšné oddělení nákupu“ hledají manažeři nákupu po celém světě. Ale způsob „Jak toho dosáhnout“ nalezli jen ti opravdu dobří.

Co odlišuje skutečně dobré a trvale úspěšné oddělení nákupu? Jaké postupy jejich manažeři uplatňují? Jak řídí takového oddělení? Na to se podíváme v tomto článku.

Dozvíte se v něm:
• Na jaké čtyři klíčové oblasti se musíte zaměřit.
• Jaké jsou čtyři základní manažerské funkce a jak souvisí s nákupem.
• Jak nákup organizovat.
• Bez čeho se neobejdete.
• Jaký je klíčový přínos IT.

Čtyři klíčové oblasti

Základním předpokladem fungování úspěšného oddělení nákupu je vymezení jeho role uvnitř společnosti. Ta musí vycházet z poslání, vize, strategických cílů a způsobů jejich dosažení, respektive očekávání klíčových interních zákazníků.

Pokud víte, kam by měl nákup směřovat, je na místě si říci, jak vlastně bude nákup řízen, na které oblasti je nutné se při řízení nákupu zaměřit a dále jaké jsou nezbytné předpoklady fungování nákupu.

Po vyjasnění si role nákupu ve společnosti a toho, jak bude řízen, je důležité stanovit, jakým způsobem budou cíle nákupu naplňovány – pomocí jakých pravidel a postupů, pomocí jaké metodiky.

Úspěšný firemní nákup se neobejde bez IT podpory, bez nástrojů, které by měly práci nákupčích urychlit, automatizovat či poskytovat kvalitní data pro rozhodování.

A nyní se pojďme podívat na jednotlivé oblasti detailněji.

.

Obrázek č. 1 Čtyři klíčové oblastí firemního nákupu

Vyjasnění si role nákupu ve společnosti

Jak již bylo zmíněno, role uvnitř společnosti musí vycházet z poslání, vize, strategických cílů a způsobů jejich dosažení, respektive očekávání klíčových interních zákazníků.

Za tímto účelem je nanejvýš vhodné setkat se s klíčovými interními zákazníky (IZ) a zeptat se jich, co od nákupu očekávají. Pokud nákup požadavky detailně nezná, jen těžko je může uspokojit. A uspokojování potřeb interních zákazníků je jeden ze základních cílů nákupu.

Na druhou stranu IZ jsou lidé, kteří se musí dozvědět, jaké má nákup možnosti – kde začínají a kde končí. Bez dobré vzájemné komunikace se úspěšné oddělení nákupu vybudovat prostě nedá.

Vyladěný obsah plus případové studie, které jinde neuslyšíte

Přihlaste se na seminář: ⬇

• ON-LINE KURZ Strategie vytváření úspor krok za krokem v praxi
• Dokonale fungující sklad
• Efektivní metody řízení stavu zásob: Jak snížit náklady a zvýšit obrátku zásob
• Strategické řízení nákupu a strategie oddělení nákupu
• Excelentní nákupčí
• Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – výběrová řízení v nákupu
• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli: Tipy, triky a postupy, které vám přinesou výsledky
• Praktický trénink vyjednávání pro nákupčí: Jak zdokonalit vyjednávací schopnosti
• Microsoft Excel pro nákupčí
• Strategie vytváření úspor krok za krokem – nákup jako nejlevnější zdroj zisku
• Efektivní strategie nákupu: Jak v nákupu odhalit skrytý potenciál
• Individuální školení na míru dle vašich potřeb

Řízení oddělení nákupu a čtyři základní manažerské funkce

Od čtyř základních manažerských funkcí odvozujeme nákupní funkční management zahrnující:
• Plánování nákupu
• Organizování nákupu
• Řízení lidských zdrojů
• Kontrola nákupu

Dále je úroveň nákupu ovlivněna správným nastavením procesů a definováním pravidel, podle kterých bude firemní nákup realizován.

V následující části zmiňované čtyři funkce rozebereme podrobněji.

.
Obrázek č. 2 Nezbytné předpoklady fungování nákupu

Plánování nákupu

Plánování nákupu můžeme rozdělit na krátkodobé (1 rok), střednědobé a dlouhodobé (3 až 5 let).

Mezi krátkodobé plány lze zařadit Nákupní plán, Plán rozvoje dodavatelů, Plán výběrových řízení Strategie nákupu nebo Plán vzdělávání.

Příkladem střednědobého plánu může být plán Funkční strategie oddělení nákupu, tj. plán popisující vaši představu o budoucím vývoji v delším časovém horizontu.

Organizování nákupu

Při organizování nákupu je nutné řešit, zda nákup bude centralizovaný, decentralizovaný nebo jestli bude uplatňovat kombinovaný model nákupu.

Ať se rozhodnete pro centralizovaný nebo kombinovaný model, je nutné zvážit formu řízení a to, zda vytvoříte pozice strategických nákupčích a operativních nákupčích.

V praxi se ukazuje, že pokud spojíte strategický nákup a operativní nákup a jedna osoba vykonává obě činnosti, zpravidla zvítězí operativa, což nebude určitě ideální.

Na organizování nákupu je možné se podívat také z pohledu nakupovaného sortimentu zboží nebo služeb a provést segmentaci. Segmentace nám poslouží nejen při vlastním řízení dané skupiny, ale také při tvorbě různých výdajových analýz.

Častou otázkou bývá, jestli by nákupčí měli být odpovědní za určité komodity, za jednotlivé zákazníky nebo dodavatele. Neexistuje na ni jednoznačná odpověď.

Nejčastěji bývají nákupčí odpovědní za nakupované komodity, ale pokud jsou objemy nákupu velké, dává smysl, aby zodpovídali za nákup pro konkrétní zákazníky či samostatnou skupinu tvořil nákup od dodavatele (dodavatelů).

Řízení lidských zdrojů

Nákup vykonávají lidé a proto je nutné definovat jednotlivé role a popsat je. Popis jednotlivých rolí je základním předpokladem toho, že konkrétní osoby budou mít jasno v tom, co je od nich vyžadováno.

Pokud je toho dosaženo, pak je možné mít správné lidi na správných místech. S rolemi jednotlivých nákupčích souvisejí základní otázky: Budou v oddělení pracovat strategičtí a operativní nákupčí nebo tuto činnost bude vykonávat jedna osoba?

Dále je nutné zamyslet se nad tím, jaké nároky na jednotlivé pozice budou kladeny – jaké požadavky členové nákupního týmu budou muset splňovat.

Pokud v tomto máme jasno, pak je možné jednotlivým rolím přidělit odpovědnosti a kompetence.

Kontrola nákupu

S řízením nákupu i s řízením lidí je spojeno měření výkonu nákupu a poskytování zpětné vazby nákupčím.

A co se měří?

To samozřejmě musí vyplývat z cílů firmy a oddělení. Může to být například dosahování úspor, dodacích termínů, obrátka a výše zásob, výše obratu, marže v korunách a procentech.

Dále je možné sledovat efektivitu – počet vystavených objednávek na nákupčího, jejich výše a počet položek, kolik objednávek je realizováno ručně a elektronicky. V neposlední řadě je to plnění předem stanovených cílů.

Zaručený návod na zvýšení úrovně nákupu a odhalení prostoru pro úspory. Stáhněte si test. >>

Metodika

Realizace nákupu je proces. Ten by měl být popsán, aby bylo jasné, kdo, co, kdy, kde a proč dělá. Dále je naprosto nezbytné říci si, jakými pravidly se nákup bude řídit.

Respektive kdo bude specifikovat a schvalovat zadání pro nákup, kdo bude podepisovat objednávky a smlouvy, kdo bude nákup realizovat. Pokud nákupní proces není popsán, není možné jej měřit a řídit.

Při pohledu na nákup mě vždycky zajímá, jak jsou řízeny jednotlivé komodity.

Kladu si otázky: Dívá se nákupčí, které komodity jsou ty nejdůležitější, a při realizaci vlastního nákupu postupuje ad hoc nebo podle promyšlené strategie?

Znají a umějí nákupčí aplikovat při práci s komoditami Paretovo pravidlo a ABC analýzu? Říká jim něco Kraljicova matice? Dělá nákup složitých komodit jen jeden nákupčí, nebo se na tom podílí nákupní tým?

V této části si také všímám, jak je realizován výběr a hodnocení dodavatelů. Existují nějaké plány na eliminaci rizika spojeného s nákupem, rozvoj komodity či dodavatelů?

Proč?

Protože platí pravidlo: Jak dobří jsou dodavatelé, tak dobrý je i nákup.

Pod nákup zpravidla spadá také řízení zásob. A opět i zde je nutné podívat se na způsob analyzování a řízení zásob, na materiálové toky..

IT podpora nákupu

V dnešní době je velmi důležité, respektive nezbytné, aby nákupčí měli k dispozici odpovídající podporu v podobě informačního systému. IT nástroje by měly pomáhat zvyšovat efektivitu a podporovat transparentnost nákupního procesu. Měly by umět vytvářet různé výdajové analýzy, tj. poskytovat kvalitní data pro rozhodování.

Z vlastní praxe vím, jak je to důležité. Vzpomínám si, že v jedné firmě, kde jsem pracoval, systém neposkytoval taková data, jaká jsem potřeboval. Domluvil jsem se proto s vedoucím oddělení IT na příslušných úpravách.

V následujícím zaměstnání byl používán stejný informační systém, který měl téměř shodné nedostatky, ale už jej nikdo nechtěl upravovat.

Když jsem potřeboval udělat výdajovou analýzu, musel jsem požádat systémovou analytičku a ta mi požadovaná data zaslala, ovšem v Excelu. Jejich úprava mi pak zabrala půl dne. V předchozím zaměstnání pět minut.

Na co byste neměli zapomenout

Pokud chcete vybudovat trvale úspěšné oddělení nákupu, je nutné se zaměřit na čtyři následující klíčové oblasti.

Mít jasno, jaká je role nákupu ve společnosti – co od něj očekávají interní zákazníci.

Řídit nákup z pohledu čtyř základních manažerských funkcí, které jsou: plánování, organizování, řízení lidských zdrojů a kontrola.

Neodmyslitelnou součástí úspěšného nákupu je popis procesu nákupu a nastavení jasných pravidel, podle kterých se bude nákup ve firmě realizovat.

Ve třetím tisíciletí je naprostou nutností, aby nákupčí měli k dispozici odpovídající podporu v podobě informačního systému, aby jim pomáhal zvyšovat efektivitu a podporoval transparentnost celého nákupního procesu.

__

Líbil se vám tento článek? Klikněte na LinkedInu na tlačítko To se mi líbí a Share. Uděláte mi tím radost.

Jarda Cirkovský

Přečtěte si další články věnované sféře nákupu

• 10 důvodů, proč firemní nákup nefunguje
• Firemní nákup – proč je důležitý
• 10 klíčových otázek pro úspěšné plánování v nákupu