7 ověřených způsobů, jak rychle realizovat úspory

Úspora finančních prostředků je zpravidla hlavním důvodem existence nákupního oddělení. Proč? Protože podstatou podnikání je vytvářet zisk. Existují dva způsoby, jak může společnost dosáhnout zvýšení zisku. Zvýšením obratu, nebo snížením nákladů. A to je úkol nákupních profesionálů.

Úspora peněz by však neměla být jediným důvodem existence oddělení nákupu.

Dalšími důležitými důvody jsou: řízení výdajů, podpora interních zákazníků či ochrana společnosti před riziky.

Role nákupu je žel často vedením firmy nedoceněna, přestože každá ušetřená koruna přináší o korunu větší zisk.

A pokud oddělení nákupu vytváří úspory a přispívá tak k plnění firemních cílů, je velmi důležité umět je vhodným způsobem prezentovat.

Proč? Protože majitele firem nebo akcionáře právě toto zpravidla velmi zajímá. A dále také protože úspěch nejlépe prodává práci nákupu a zvyšuje jeho prestiž uvnitř společnosti.

Bylo by sice hezké, kdyby nadřízení a interní zákazníci sami vždy věděli, jak dobrou práci nákupní oddělení odvádí, ale takto to zpravidla nefunguje.

Nelze se spoléhat na to, že dobrá práce nákupu bude automaticky oceněna. V praxi se často stává, že na rozdíl od zvýšení obratu se nikdo nedozví, jak dobré podmínky nákupčí dojednali.

Definice úspor

Pokud očekáváte nějakou jasnou odpověď nebo definici, bohužel, tak jednoduché to není.

Neexistuje univerzální definice úspor. Mohu vám dát pouze doporučení, jak různé druhy úspor definovat a počítat.

V následující části si představíme osm druhů úspor a způsobů, jak je počítat. Na závěr si ukážeme sedm ověřených způsobů, jak rychle odhalit potenciál pro realizaci úspor.

Chcete se naučit různé postupy vytváření úspor a přenést je do každodenních činností?

Přihlaste se na on-line trénink 30denní výzva: Strategie vytváření úspor krok za krokem v praxi. Tento kurz vám poskytne ucelený návod, jak generovat úspory. Naleznete v něm know-how, které můžete ihned aplikovat v praxi.

Možné druhy úspor

1. Úspora díky zlepšení podmínek

Oproti minulosti platíte za stejný výrobek či službu méně, tzn. že v porovnání s minulým obdobím nebo předchozím nákupem je vaše nákupní cena lepší.

Vzorec má pak následující podobu: Úspora = (SC – NC) × ks

Význam použitých zkratek:

  • SC – stará cena,
  • NC – nová cena,
  • ks – počet kusů (metrů, kilogramů, tun…).

2. Úspora dosažená vyjednáváním

Asi nejčastěji diskutovaná metodika výpočtu. Nakupujete nový výrobek nebo službu a realizujete výběrové řízení. Výsledkem vyjednávání, a to bez ohledu na formu, je vylepšení nabídky dodavatelů.

Jak objektivně určit dosaženou výši úpory? Někdo vychází z průměrné ceny všech předložených nabídek před začátkem vyjednávání, někdo z nejnižší cenové nabídky.

První případ vypadá s ohledem na výši úspor výrazně lépe než druhý. Ten však považuji za mnohem objektivnější.

Vzorec: Úspora v Kč = (NejC – NC) × ks, Úspora v % = ((NejC – NC) / NejC)) × 100

Význam použitých zkratek:

  • NejC – nejnižší cena předložená dodavatelem před začátkem vyjednávání,
  • NC – skutečná nákupní cena,
  • ks – počet kusů (metrů, kilogramů, tun…).

3. Sleva za předčasnou platbu

S dodavatelem se domluvíte na 30denní splatnosti s tím, že když zaplatíte do 14 dnů, dostanete dodatečný bonus 2 procenta.

Vzorec: Úspora = {(NS – SS) – [(SP – NP) × (RM/365)]} × HN

Význam použitých zkratek:

  • NS – nová sleva, kde % jsou psána jako číslo na dvě desetinná místa (např. 2 % = 0,02),
  • SS – stará sleva, kde % jsou psána … (viz výše),
  • SP – starý počet dnů splatnosti; NP – nový počet dnů splatnosti,
  • RPA – roční úroková míra, kde % jsou psána jako … (viz výše),
  • HN – hodnota nákupu.

4. Alternativní výrobek

Svoji potřebu uspokojíte alternativním výrobkem, který je levnější než originál. Pozor! Alternativní výrobek může být levnější, ale nemusí mít stejnou kvalitu a životnost.

Vzorec: Úspora = (CO × ks) – (CA × ks)

Význam použitých zkratek:

  • CO – cena originálního výrobku,
  • CA – cena alternativního výrobku,
  • ks – počet kusů (metrů, kilogramů, tun…).

5. Změna specifikace

Změníte specifikaci současného výrobku a platíte méně.

Vzorec: Úspora = (SC – NC) × ks

Význam použitých zkratek:

  • SC – stará cena,
  • NC – nová cena,
  • ks – počet nakupovaných kusů.

6. Změna způsobu zajišťování potřeby

Činnost, která není hlavním předmětem podnikání, nakoupíte u specializované firmy.

Vzorec: Úspora = (SRN – NRN) + (PZ – NR)

Význam použitých zkratek:

  • SRN – staré roční náklady vynaložené na pokrytí potřeby,
  • NRN – nové roční náklady vynaložené na pokrytí potřeby,
  • PZ – příjem způsobený změnou procesu,
  • NR – náklady na realizaci změny.

7. Snížení zásob

S výší skladových zásob jsou např. spojeny náklady: cena peněz, cena skladování, cena pojištění zásob… Roční náklady skladování jsou často uváděny jako procento z celkové výše zásob.

Vzorec: Úspora = (SPZ – NPZ) × SC × RN

Význam použitých zkratek:

  • SPZ – stará průměrná zásoba určité položky,
  • NPZ – nové průměrná zásoba určité položky,
  • SC – současná cena určité položky,
  • RN – roční náklady na skladování, kde procenta jsou psána jako číslo na dvě desetinná místa (např. 23 % = 0,23).

8. Zlepšení procesů

Jedná se o snahu snížit čas, úsilí, složitost, zapojení lidí či náklady související s určitou aktivitou, což je možné vyjádřit v Kč.

Vzorec: Úspora = CPP – (CUP – NI)

Význam použitých zkratek:

  • CPP – cena původního procesu,
  • CUP – cena upraveného procesu,
  • NI – náklady spojené s implementací.

7 ověřených způsobů, jak rychle realizovat úspory

Nyní se pojďme podívat, na ověřených sedm způsobů, jak rychle odhalit potenciál pro realizaci úspor. V angličtině se pro tento druh úspor používá slovní spojení Quick Hit Opportunities.

Nejedná se o komplexní výčet možností, ale o návod, jak v relativně krátkém čase a s relativně malou námahou dosáhnout hmatatelných výsledků. Existují i jiné možnosti, ale ty jsou časově více náročné.

Případná výše úspor se samozřejmě odvíjí nejen od toho, jak zdatný nákupčí jste a jak svědomitě děláte svoji práci, ale také od toho, kdo a jak ji dělal v nedávné minulosti.

(Pomíjím další faktory, které ovlivňují každé vyjednávaní, jako je například situace na trhu, různá velikost vašeho nákupu, použité techniky vyjednávání atd.)

Chcete se naučit různé postupy vytváření úspor a přenést je do každodenních činností?

Přihlaste se na on-line trénink 30denní výzva: Strategie vytváření úspor krok za krokem v praxi. Tento kurz vám poskytne ucelený návod, jak generovat úspory. Naleznete v něm know-how, které můžete ihned aplikovat v praxi.

1. Kategorie s podílem nad 80 % nákupního obratu

Podle Paretova pravidla si vyberte kategorie zboží nebo služeb (dále jen kategorie), které vám tvoří cca 80 % nákupního obratu a na ty zaměřte svoji pozornost. Bude se jednat o cca 20 % ze všech nakupovaných kategorií.

2. Kategorie, kde se dlouhou dobu neměnila cena

Pokud máte kategorie, respektive položky, kde se dlouhou dobu neměnila cena, zbystřete svoji pozornost. Zde by mohl být velký potenciál pro realizaci úspor.

3. Kategorie s velkou marží

Předpokladem úspěchu je mít představu, s jak velkou marží dodavatelé pracují. Pokud vaši dodavatelé pracují s malou marží, tak v této kategorii nejspíše nenaleznete velký prostor pro realizaci úspor. Ten naopak hledejte tam, kde mají dodavatelé velkou marži.

4. Kategorie s malou diferenciací

Neboli kategorie, ve které více dodavatelů nabízí podobné výrobky či služby. V takovéto kategorii je velmi pravděpodobné, že mezi dodavateli bude velká vzájemná rivalita a toho byste měli využít. Obzvláště když váš nákupní objem bude pro dodavatele atraktivní. V takovém případě se dá předpokládat, že se dodavatelé o zakázku „poperou“.

5. Kategorie, ve které není nutná detailní specifikace

Kde postačuje jednoduchý popis nebo číslo výrobku a dodavatelé přesně vědí, co poptáváte. I zde bude s největší pravděpodobností platit to, co bylo uvedeno výše.

6. Kategorie, o které se nestaral jeden konkrétní nákupčí

V celé řadě společností zodpovídá oddělení nákupu jen za určitou část výdajů. Proveďte si výdajovou analýzu a převezměte kontrolu nad dalšími skupinami. Je totiž velmi pravděpodobné, že když proškolený nákupčí začne s takovými kategoriemi systematicky pracovat, odhalí značný prostor pro úspory. Váš cíl – mít pod kontrolou až 98 % veškerých výdajů společnosti.

7. Kategorie, kde můžete uplatnit vyjednávací sílu

Mějte na paměti, že tuto strategii nelze slepě aplikovat ve všech případech. Nezbytným předpokladem úspěchu je dobře znát to, co firma nakupuje, a znát trh, na kterém nakupujete. Vědět, jak jste nebo nejste pro vaše dodavatele atraktivní. Míra atraktivity přímo souvisí s výší nakupovaného objemu.

Respektive provést analýzu nákupního portfolia a aplikovat Kraljičovu matici. Jedna ze čtyř základních strategií nákupu je pak realizace výběrových řízení s využití vyjednávací síly a kompetitivních nástrojů vyjednávání (eAukce, obálková metoda, kompetitivní osobní vyjednávání).

__

Líbil se vám tento článek? Klikněte na tlačítko To se mi líbí a Share. Uděláte mi tím radost.

Jarda Cirkovský

__

Přečtěte si také