eAukční software, to nejsou jenom reverzní eAukce

Ze statistik uživatelů eAukčního softwaru PROEBIZ vyplývá, že naprostá většina administrátorů jej využívá jen k realizaci nákupních on-line výběrových řízení. Tak ale zdaleka nevyužívá všech jeho možností, protože eAukční software nejsou jenom reverzní eAukce.

V dnešní době snad každý, kdo se věnuje nákupu pro nějakou organizaci, ví, co jsou to eAukce. Pokud přece jen nevíte o co jde, následující video vám srozumitelnou a rychlou formou vysvětlí princip fungování eAkcí.

                   Chci vyzkoušet e-aukční software

Přihlaste se na seminář, dosáhnete v krátkém čase lepších výsledků

Pro více informací klikněte na název.

• Strategické řízení nákupu a strategie nákupu
• Jak si vyjednat lepší dodavatelské podmínky – Výběrová řízení v nákupu
• Jak úspěšně vyjednávat s dodavateli – Vyjednávání s dodavateli I
• Praktický trénink vyjednávání pro nákupčí
• Naučte se umění vytvářet úspory
• Microsoft Excel pro nákupčí
• 15 příkladů nejlepší nákupní praxe

V tomto článku se nechci věnovat vyvracení mýtů, které občas slýchávám, a to, že eAukce: 

• Je vyjednávání jenom o ceně. Zkušení administrátoři umějí software použít pro vyjednání i ostatních obchodních podmínek jako jsou například splatnost, termín dodání, prodloužení záruky, sleva na ostatní sortiment, stanovení hodinové sazby technika či umí zohlednit kvalitu.
• Může za to, že dodavatelé v ní nabídnou nereálné ceny a pak dodají nekvalitní zboží. Tento problém tu byl, je a bude. Způsob, jakým vyjednávání probíhá, jej neovlivní. Jen v eAukci je více vidět.
• Je vhodná jen na nákup „snadno definovatelných“ kancelářských potřeb, ale my jsme specifičtí. Přičemž autor tohoto tvrzení svou specifičnost ani neumí popsat.

Pojďme se podívat na to, jak konkrétně eAukční software PROebiz, díky dalším doplňujícím modulům, umí administrátorům zjednodušit život a pomoct jim při vyjednávání s dodavateli. Již tak bohaté schopnosti softwaru dále rozšiřují tyto moduly:

• RFx poptávky – slouží k rychlému jednokolovému získávání nabídek dodavatelů.
• NIPPON (japonská ticker eAukce) – slouží k nákupu jediné položky, u které administrátor vkládá vyvolávací cenu, na kterou přizvaní dodavatelé reagují odsouhlasením, respektive akceptací každého jejího snížení ve stanoveném intervalu.
• HOLLAND (holandská eAukce) – princip této aukce je založen na nízké vyvolávací ceně, která je postupně automaticky zvyšována o stanovený krok. První z účastníků, který cenu akceptuje, tak vyhrává a eAukce tím končí.
• Dražba je jednopoložková prodejní eAukce s možností vkládat vyvolávací cenu a stanovit minimální příhoz.
• Zapečetěné nabídky – informace o nabídkách jednotlivých uchazečů jsou v průběhu přednastavených kol nedostupné, a to až do doby, kdy administrátor dává pokyn jejich zveřejnění.
• Schvalovací komise – modul umožňuje nastavit komisaře nebo celou výběrovou komisi, která před zahájením eAukce schvaluje zadávací dokumentaci, sleduje průběh celé soutěže či schvaluje výsledky.
• Management uživatelů – účelem tohoto modulu je nastavení rozdílných práv jednotlivých administrátorů.

Z výše popsaných sedmi modulů se nyní blíže podíváme na ePoptávky.

RFx Poptávky

Z jednání s manažery nákupu vím, že společnosti často nemají systém, který by nákupčí používali v případě nákupů zboží či služeb s nižší hodnotou a s jehož pomocí by oslovovali dodavatele s žádostí o zaslání nabídky.

Běžně bývají oslovováni dodavatele prostým e-mailem. Vyhodnocování takových nabídek pak probíhá pouze opticky, popřípadě je nutné získaná data přenést ručně do tabulky. To samozřejmě stojí čas, který nákupčí nemají.

Co je však ještě horší, že znalosti nákupčích v takových případech zůstávají v jejich hlavách či jsou skryty někde v nespočetném množství e-mailů. Čím více lidí nákup provádí, tím větší problém to může být.

Položili jste si někdy následující otázky?

• Co se stane, když nákupčí ze dne na den náhle onemocní nebo z firmy odejde?
• Kdo se pak vyzná v jeho systému práce?
• Bude někdo procházet jeho e-mailovou korespondenci a pročítat ji? Ne, pravděpodobně ne.

A právě ePoptávky vám pomohou řešit výše uvedené problémy. Jejich přidaná hodnota tkví ve zjednodušení administrativy, v jednotném systému poptávání a zajištění drobných nákupů napříč firmou a také uchovávání důležitých dat na jednom místě.

Princip fungování

Stejně jako u aukčního modulu je dodavatelům odesílán jednoduchý informativní e-mail a oni se přes hypertextový odkaz dostanou do příslušné poptávky a předloží nabídku.

Na rozdíl od elektronické aukce zde dodavatelům odpadá povinnost vyplnit registrační formulář a tak vstup do softwaru je to pro ně jednodušší a rychlejší.

U poptávek se zpravidla používá jen jedno kolo nazvané Předkládání nabídek, ve kterém dodavatel může nabídku upravovat nahoru i dolů (stejné jako v Zadávacím kole u aukcí).

Primárně je toto kolo nastaveno tak, že dodavatelé nevidí nejlepší nabízené podmínky, ale dle momentálního vývoje to můžete v průběhu kola změnit a ukázat je. Tím vyvoláte podobný efekt jako při aukci.

V případě zájmu je po ukončení poptávky možné přidat soutěžní kolo a přenastavit ji na aukci.

Nejrozšířenější je však strategie, kdy dodavatele naučíte, aby vám během stanovené doby předložili nejlepší možnou nabídku, a kdo tak učiní, tak mu, za předpokladu splnění stanovených podmínek, vystavíte objednávku.

Příště se podíváme na příklad úspěšné aplikace ePoptávek v nákupní praxi.

Tip na související článek a expertní diskusní skupinu

Víte, co je předpokladem realizace úspěšného výběrového řízení, aukce či poptávky? Zajímá vás, jakých pět nejčastějších chyb se dopouští administrátoři výběrových řízení? Pak si nenechte ujít článek 5 NEJČASTĚJŠÍCH CHYB VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍ.

Těším se na vaše názory a příspěvky na blogu expertní diskuzní skupiny Excelentní nákup na LinkedIn.